Przykłady dokumentacji niearchiwalnej

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

25 marca 2015

Poniższa tabela przedstawia rodzaje dokumentów jakie kwalifikowane są do poszczególnych grup kwalifikacyjnych

Kwalifikacja archiwalna

Rodzaje dokumentacji

Kategoria BE50

akta osobowe pracowników w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, objętych nadzorem archiwalnym, ewidencja zbioru bibliotecznego w pozostałych bibliotekach (księgi inwentarzowe, katalogi, ewidencja elektroniczna)

Kategoria B50

dokumentacja szkolna i szkoleniowa, tj. arkusze ocen, protokoły egzaminów końcowych (np. maturalnych), oryginały świadectw szkolnych, listy wypłat wynagrodzeń, zbiorcze kartoteki wynagrodzeń, akta osobowe nie uznane za materiały archiwalne

Kategoria B25

najważniejszą dokumentację tych państwowych i samorządowych jedno­stek organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych (kate­gorii „A"), a tym samym nie prowadzą archiwów zakładowych, lecz składni­ce akt. W takich jednostkach organizacyjnych do kat. „B-25" zalicza się do­kładnie te wszystkie akta, które w jednostkach prowadzących archiwa zakładowe stanowią materiały archiwalne.

Kategoria B20

indywidualna dokumentacja medyczna w zakładach opieki zdrowotnej. Wyjątek stanowią księgi główne przyjęć i wypisów oraz wewnętrzna indywidualna dokumentacja medyczna w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub otrucia, które należy przechowywać 30 lat. Pozostała dokumentacja jest przechowywana przez lat 10. Ponadto placówki, onkologiczne i psychiatryczne indywidualną dokumentację medyczną przechowują przez 50 lat, ze względu na możliwość nawrotu choroby.

Kategoria B10

przechowuje się: zbiór akt normatywnych władz nadrzęd­nych, akta spraw cywilnych, w tym gospodarczych i sądowo-administracyjnych w jednostce organizacyjnej, która była stroną w tych sprawach, plany, sprawozdania i analizy jednostek podległych, dokumentację wypad­ków podczas pracy (poza wypadkami zbiorowymi i śmiertelnymi, które kwalifikowane są do kat. „A" lub „B-25"); umowy ubezpieczeń zbioro­wych oraz rzeczowych, deklaracje, księgi i rejestry dotyczące podatków i opłat publicznych, dokumentację dotyczącą wyceny i przeceny środków trwałych. Ten sam okres przechowywania mają także tymczasowe rejestry okrętowe i rejestry statków w budowie. W myśl art. 41 § 5 ustawy z dnia 16 września 1982 r. - prawo spółdzielcze (tekst jednolity Dz.U. Nr 54 z 1995 r. z późniejszymi zmianami) 10 lat przechowuje się w pewnych okolicznościach protokoły walnych zgromadzeń w spółdzielniach.

Kategoria B5

dokumentacja dotycząca organizacji władz i organów nadrzędnych (statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, itp.), korespondencja w sprawie gromadzenia zbioru bibliotecznego, opinie na temat zewnętrznych aktów normatywnych oraz opinie prawne, dokumentacja spraw sądowych karnych, dokumentacja dotycząca planowania i sprawozdawczości (założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych, projekty wstępne, opracowania robocze, plany pracy, meldunki i raporty sytuacyjne), dokumentacja dotycząca spraw paszportowo-dewizowych związanych z wyjazdami zagranicznymi,

dokumentacja kontroli wycinkowych i doraźnych oraz wewnętrznych (protokoły kontroli, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji), książki kontroli, umowy o prace zlecone i o dzieło (bez składki na ZUS), wnioski o odznaczenia, dokumentacja dot. staży zawodowych, praktyk, studiów podyplomowych i specjalizacji pracowników, wojskowych spraw pracowników, dokumentacja związana z realizacją spraw socjalno-bytowych (podania i przydziały na mieszkania pracownicze, ogródki działkowe, itp.) dokumentacja dot. ubezpieczeń osobowymi pracowników (przepisy ubezpieczeniowe, rejestry i skorowidze wydanych legitymacji ubezpieczeniowych, dowody uprawnienia do zasiłków chorobowych, rodzinnych i innych, itp.), dokumentacja techniczna obiektów typowych (okres przechowywania liczy się od momentu utraty lub zniszczenia obiektu) - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych, dokumentacja dotycząca wykonawstwa i odbioru inwestycji (umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie, itp.), dokumentacja dotycząca przydziału i najmu lokali i nieruchomości (umowy najmu, itp.), dokumentacja związana z gospodarką materiałową (zapotrzebowania, zamówienia, rozdzielniki, kwity magazynowe), dokumentacja finansowo-księgowa (księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe, dowody księgowe, dokumentacja rozliczeń i windykacji należności, ewidencja syntetyczna i analityczna, itp.), materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, dokumentacja księgowości materiałowo-towarowej (dowody księgowe, karty ilościowo-wartościowe, księgi, rejestry, itp.), dokumentacja z inwentaryzacji (arkusze spisów z natury i protokoły, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji), dokumentacja szkół i placówek oświatowych (wnioski i decyzje dotyczące indywidualnego toku nauki, korespondencja i wytyczne dotyczące organizacji i przebiegu egzaminów, prace egzaminacyjne, dzienniki lekcyjne i zajęć pozalekcyjnych, dokumentacja dotycząca organizacji praktyk uczniowskich i zajęć pozalekcyjnych, dokumentacja dotycząca rekrutacji, przenosin uczniów, nagradzania i karania uczniów, ewidencja wydanych legitymacji szkolnych, zaświadczenia dla uczniów, dokumentacja dotycząca realizacji spraw socjalno-bytowych uczniów

Kategoria B3

dokumentacja spraw sądowych gospodarczych i o wykroczenia, skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości, dokumenty usprawiedliwiające absencję w pracy (zwolnienia lekarskie), kopie zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy w jednostkach służby zdrowia, które je wystawiły, zezwolenia na dodatkowe prace pracowników,, opinie i protokoły posiedzeń wraz z załączoną dokumentacją projektową w zespołach uzgadniających dokumentację uzbrojenia terenu, dokumentację eksploatacji środków transportu.

Kategoria B2

reprezentacja własnej jednostki (np. zaproszenia, życzenia, podziękowania, itp., karty udostępniania akt, zezwolenia na dostęp do akt, dokumentacja dotycząca wykonania druku wydawnictw własnych i ich rozpowszechniania, dokumentacja technicznej obsługi wystaw i pokazów, dokumentacja dotycząca zapotrzebowania, zatrudniania i zwalniania pracowników, dokumentacja szkoleń pracowników (rekrutacja uczestników szkolenia i dobór kadr pedagogicznych), listy i karty urlopowe, wnioski o emerytury i renty, dokumentacja dotycząca eksploatacji i remontów nieruchomości, środków trwałych, środków transportowych i łączności

Kategoria Bc

korespondencja operatywna związana z obsługą organizacyjno-techniczną organów kolegialnych (np. rezerwacje, zamówienia, itp.), terminarze, dowody doręczeń, dowody opłat pocztowych, dokumentacja manipulacyjna związana z obsługą delegacji zagranicznych, dokumentacja manipulacyjna dotycząca obsługi administracyjnej kursów szkoleniowych, dowody obecności w pracy (listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe, itp.), ewidencja delegacji służbowych

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-03-25
Data publikacji:2015-03-25
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:Sebastian Jaśkiewicz
Liczba odwiedzin:2860