Przepisy prawne dotyczące postępowania z dokumentacją

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

25 marca 2015

Podstawowe regulacje prawne dotyczące postępowania z dokumentacją w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r., poz. 1506).

Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2015, poz. 1743)

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519

USTAWA z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz.l450 z późn.zm.),

USTAWA z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 656),

USTAWA z .6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (DzU nr 112, poz. 1198 z późn..zm.),

WAŻNE  !!!

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU. 2011.  Nr 14, poz. 67). Rozporządzenie to zastąpiło dotychczasowe rozporządznia  dla poszczególnych szczebli samorządu. Przepisy tego rozporządzenia mają zastosowanie wyłącznie do:

  • organów gmin i związków międzygminnych
  • organów powiatu
  • organów samorządu województwa
  • organów administracji zespolonej w województwie
  • I odpowiednio dla urzędów obsługujących te organy
  • urzędów miast i gmin
  • starostw powiatowych
  • urzędów marszałkowskich
  • urzędów wojewódzkich
  • urzędów obsługujących inne organy zespolonej administracji rządowej w
  • województwie, jeżeli nie obsługuje ich urząd wojewódzki

 Nowe rozporządzenie bezpośrednio nie ma zastosowania w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego jak:

  • samorządowe urzędy pracy (wojewódzkie ani powiatowe)
  • samorządowe ośrodki pomocy społecznej, centra pomocy rodzinie ani inne jednostki pomocy społecznej, poradnie psychologiczno pedagogiczne
  • samorządowe zakłady budżetowe
  • samorządowe szkół (podstawowe, gimnazja, szkół ponadgimnazjalne, w tym licea), przedszkola ani inne placówki oświatowe,
  • samorządowe biblioteki, muzea ani inne instytucje kultury, gminne, miejskie ośrodki kultury,
  • powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego
  • zarządy dróg,
  • powiatowe ośrodki dokumentacji geodezyjno kartograficznej
  • zespoły opieki zdrowotnej (szpitale)

Jeżeli w jednostkach takich brak jest przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, lub stosowane dotychczas sporządzone były jako wyciąg z przepisów obowiązujących w jednostkach samorządowych do 31 grudnia 2010r., należy, w oparciu o przepisy zawarte w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.  wprowadzić zarządzeniem wewnętrznym nowe, własne, wewnętrzne przepisy, przy tworzeniu których można wykorzystać wybrane fragmenty z nowego rozporządzenia, lub zastosować analogiczne ustalenia w zakresie kwalifikacji archiwalnej poszczególnych haseł klasyfikacyjnych. Opracowany projekt powinien byc wprowadzony w uzgodnieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z 10 lutego 2005 r. w sprawie określe­nia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii do­kumentacji o czasowym okresie przechowywania (DzU nr 28, póz. 240),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z 15 lutego 2005 r. w sprawie warun­ków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU nr 32, poz. 284),

USTAWA z 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kom­petencje administracji publicznej w związku z reformą ustrojową pań­stwa (DzU nr 106, poz. 668); przepisy art. 49 zaliczają materiały archi­walne organów jednostek samorządu terytorialnego i ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych do państwowego zasobu archiwalnego oraz rozciągają kompetencje nadzorczo -kontrome archi­wów państwowych nad materiałami archiwalnymi tego samorządu, oraz wybrane przepisy resortowe

USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r - Kodeks cywilny (DzU nr 16, poz. 93 z późn. zm.),

USTAWA z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach oso­bistych (DzU 87, poz. 960 z późn. zm.),

USTAWA z 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (tekst jednolity: DzU z 2003 r. nr 188, poz. 1848 z późn. zm.),

USTAWA z 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity: Dz.U z 2004 r. nr 161, poz.1688),

USTAWA z 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity: DzU z 2005 r. nr 240, poz. 2027),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzaju materiałów stanowiących państwo­wy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania zasobu (DzU nr 49, poz. 493),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO I BUDOWNICTWA z 2 kwiet­nia 2001 r. w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej (DzU nr 38, poz. 445); § 11 ust. 7 ustala, że zespoły uzgadniania dokumentacji projektowej dzia­łające na szczeblu powiatu będą przechowywać przez okres 3 lat opinie dotyczące projektów sieci uzbrojenia terenu, egzemplarz opiniowanego projektu oraz protokoły z własnych posiedzeń,

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO I BUDOWNICTWA z 18 maja 2001 r. w sprawie materiałów geodezyjnych i kartograficznych oznacza­nych klauzulą „poufne" (DzU nr 56, poz. 589),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO I BUDOWNICTWA z 2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania, kwalifikowania i porządkowania mate­riałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficz­nego (DzU nr 74, poz. 796),

USTAWA z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (tekst jednolity: DzU z 2004 r., nr 8, poz. 65 z późn. zm.); jej art. 33 b ust. 2 nakazuje akta spraw postępowania kontrolnego prowadzonego przez dyrektora urzędu kontroli skarbowej lub generalnego inspektora kontroli skarbowej przechowywać zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych,

USTAWA z 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze (DzU nr 27, poz. 96 z późn. zm.),

USTAWA z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: DzU z 2000 r. nr 80, poz. 904); art. l określa jakie rodzaje utworów są przedmiotem prawa autorskiego zaś art. 4 z ochrony tego prawa wyłącza: l) akty normatywne, 2) urzędowe dokumenty, mate­riały, znaki i symbole oraz 3) opublikowane opisy patentowe lub ochronne,

USTAWA z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jednolity: DzU z 2003 r. nr 207, poz. 2016); art. 13 pkt 13 i 14 definiują pojecie „dokumentacja budowy" i „dokumentacja powykonawcza", art. 38 nakłada na stosow­ny organ obowiązek prowadzenia rejestru decyzji o pozwoleniu na bu­dowę zaś art. 46 określa okres przechowywania dokumentacji budowy,

USTAWA z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.); przepisy rozdz. 8 tej ustawy usta­lają ochronę, okresy przechowywania i zasady udostępniania dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, ksiąg rachunkowych i rocznych sprawozdań finansowych oraz określają sposoby ich zabezpieczania w razie przekształcenia formy prawnej podmiotu lub jego likwidacji,

USTAWA z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (DzU nr 88, poz. 553 z późn. zm.); art. 276 przewiduje sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu, art. 268 ustanawia natomiast sankcje za mszczenie, uszkodzenie lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym,

USTAWA z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: DzU z 2005 r. nr 8, poz.60); przepisy art. 86 i 88 ustalają 5-letni, a praktycznie 6-letni okres przechowywania przez podatników ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów,

USTAWA z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedno­lity: DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926); spraw archiwalnych dotyczą roz­działy ustawy: 3-ci - zasady przetwarzania danych osobowych, 5-ty -zabezpieczenie zbiorów danych osobowych, 6-ty - rejestracja zbiorów danych osobowych, 7-my - przekazywanie danych osobowych za granicę,

USTAWA z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU nr 241, poz. 2074); jej art. l ust. 9a przedłuża z 5 do 10 lat okres przedawnienia rosz­czeń z tytułu składek ZUS, zaś art. 9 nakłada na płatnika składek obo­wiązek przechowywania przez 50 lat od zakończenia pracy danego ubezpieczonego dokumentacji służącej do ustalania podstawy wymiaru jego emerytury lub renty,

USTAWA z 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu prze­strzennym (DzU nr 80, poz. 717); art. 31 ustala kto prowadzi aktuali­zowany rejestr miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i gromadzi materiały z tymi planami związane,

USTAWA z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (DzU nr 162, poz. 1568),

USTAWA z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU nr 19, poz. 177 z późn. zm.). W art. 97 ustala się, że zamawiający przechowuje dotyczący zamówienia publicznego protokół z załącznikami, przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania o zamówienie,

USTAWA z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU nr 173, poz. 1807 z późn. zm.); stanowi, iż akta ewidencyjne obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu prowadzi się zarówno dla przedsiębiorcy wpisanego do gminnej ewidencji działal­ności gospodarczej (art. 25), jak i dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru działalności gospodarczej regulowanej (art. 66 ust. l),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z l kwietnia 2005 r. w sprawie okre­ślenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz doku­mentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (DzU nr 68, poz. 595),

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z 29 września 2005 r. w spra­wie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (DzU nr 200, poz. 1650),

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z 5 października 2005 r. w spra­wie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul taj­ności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (DzU nr 205, poz. 1696),

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (DzU nr 208, poz. 1741),

ZARZĄDZENIE MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z 7 sierpnia 2002 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych (Dz.Urz. MON nr 15, poz. 149),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, z późn. zm.),

ROZPORZĄDZENIE Ministrów Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa oraz Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej z 17 grudnia 1996 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (DzU nr 133, poz. 883),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO z dnia 28 marca 2000 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki artystyczne dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowaw­czej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (DzU nr 49, poz. 573),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z 19 lutego 2002 r. w sprawie prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuń­czej oraz rodzajów tej dokumentacji (DzU nr 23, poz. 225 z późn. zm.),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA z dnia 10 sierpnia 2001 r. w sprawie ro­dzajów dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej, sposobu jej prowadzenia oraz szczegółowych warunków jej udostępniania (DzU nr 88, poz. 966),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA z l sierpnia 2003 r. w sprawie rodzajów indywidualnej dokumentacji medycznej pacjenta, sposobu jej prowadze­nia i przechowywania oraz szczegółowych warunków jej udostępniania przez pielęgniarkę / położną udzielającą świadczeń zdrowotnych (DzU nr 147, poz. 1437),

*) Wykaz opracowano przy pomocy Aneksu 1 i 2 zawartego w Podręczniku pt. Kancelaria i archiwum zakładowe, wydanym przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich w 2006r.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-03-25
Data publikacji:2015-03-25
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:Sebastian Jaśkiewicz
Liczba odwiedzin:2514