- Ochrona danych osobowych

Ochrona danych osobowych

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „Rozporządzeniem” lub „RODO”, informuję, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Archiwum Państwowe w Przemyślu z siedzibą w Przemyślu przy ulicy ul. Joachima Lelewela 4, 37-700 Przemyśl, telefon kontaktowy: 166703538, adres poczty elektronicznej: archiwum@przemysl.ap.gov.pl
2. Administrator danych osobowych informuje, iż został powołany Inspektor ochrony danych, którego funkcję pełni Pan Przemysław Popiel. Kontakt z Inspektorem jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@przemysl.ap.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora danych, wskazany powyżej.
3. Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:
1. umożliwienia kontaktu e-mail z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami,
2. dokumentowania ustaleń dokonywanych z kontrahentami, stronami postepowania, osobami, które reprezentują instytucje współpracujące i z innymi osobami,
3. przyjmowania pism, zgłoszeń skarg i wniosków w formie elektronicznej,
4. ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń.
4. Podstawa prawną przetwarzania danych zwartych w korespondencji e-mailowej jest:
1. wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) – wobec korespondencji incydentalnej, polegającej na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z administratorem,
2. niezbędność do realizacji umowy zawartej z kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie korespondencji prowadzonej w celu realizacji umowy,
3. dobrowolnie wyrażona zgoda (art. 6 ust 1 lit. a RODO). Jeżeli w przesłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii będą one przetwarzane na podstawie (art. 9 ust 2 lit. a RODO). Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji, poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania danych szczególnych kategorii. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie na podany adres e-mail: archiwum@przemysl.ap.gov.pl bez podawania przyczyny i bez wpływu za zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
4. obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6. ust 1 lit. c RODO) – w zakresie załatwiania sprawy w postaci elektronicznej poprzez podpisanie pisma podpisem kwalifikowalnym lub przesłania zapytań e-mail w trybie np. informacji publicznej,
5. wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) w związku z dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniami, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym.
5. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty, z którymi współpracuje Administrator tj.: dostawca i hostingodawca poczty elektronicznej, podmiot zapewniający asystę i wsparcie techniczne dla systemów informatycznych, firma świadcząca usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów, a także inne podmioty uprawnione na mocy odrębnych przepisów prawa.
6. Korespondencję elektroniczną administrator przechowuje przez okres niezbędny do należytego i rzetelnego wywiązywania się z realizacji celów, o których mowa w pkt. 3, odpowiednio dla każdego celu z osobna chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości Administrator będzie przechowywać do 3 lat, czyli do terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem Cywilnym.
7. Administrator danych oświadcza i zapewnia, że stosuje środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa procesom przetwarzania danych osobowych odpowiadają wymaganiom określonym w RODO, w szczególności postanowieniom art. 32 RODO.
8. W związku z przetwarzaniem danych przysługują Pani/Panu następujące prawa:
1. prawo dostępu do danych osobowych w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
2. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych,
5. prawo do przenoszenia danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych Pani/Pana dotyczących, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.1 lit. e RODO,
7. prawo do cofnięcia zgody, gdy przetwarzanie jest oparte o wyrażenie zgody bez konsekwencji dla przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem, jeśli dane zbierane są na podstawie zgody,
Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, z których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów RODO. Z praw tych może Pan/Pani skorzystać składając wniosek u Administratora
9. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie określonym przepisami prawa jest obowiązkowe w sytuacji, gdy przesłanką przetwarzania danych osobowych jest przepis prawa lub podjęcie działań między stronami w celu zawarcia umowy a ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości realizacji celów w jakich zbierane są dane osobowe lub brakiem możliwości zawarcia umowy. Podanie danych osobowych, których przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz/lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) jest dobrowolne.
11. Pani/Pana dane osobowe nie są przetwarzane przez Administratora danych w sposób zautomatyzowany i nie są poddawane profilowaniu.
12. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.